Nigma Notary

NIGMAGRID NIGMANOTARY

Sistem Manajemen Kantor Notaris Terintegrasi

NigmaNotary adalah sistem manajemen kantor Notaris terpadu yang membantu mengelola seluruh pekerjaan kantor secara terstruktur, mulai dari data klien, Work Order, pengumpulan dan verifikasi dokumen, penyusunan serta persetujuan akta, penjadwalan, penagihan, hingga pengarsipan. Seluruh informasi pekerjaan terhubung dalam satu “map” digital sehingga dokumen, checklist, draft, akta, jadwal, dan tagihan tidak lagi tersebar di berbagai tempat.

Request Demo Lihat Fitur

📋 Work Order & Workflow 📄 Dokumen & Akta 👥 Portal Klien 🔐 Audit Trail & Security

Tentang Produk

NigmaNotary adalah sistem manajemen kantor Notaris terpadu yang membantu mengelola seluruh pekerjaan kantor secara terstruktur, terpusat, dan mudah dipantau dalam satu sistem.

NigmaNotary berfungsi sebagai pusat pengelolaan pekerjaan Notaris, mulai dari data klien, Work Order, pengumpulan dan verifikasi dokumen, checklist persyaratan, penyusunan dan persetujuan draft akta, penjadwalan, hingga penagihan dan pengarsipan. Setiap pekerjaan dikelola sebagai satu “map digital” yang menghubungkan klien, dokumen, checklist, draft, akta, jadwal, tagihan, dan arsip sehingga seluruh informasi pekerjaan dapat ditelusuri dalam satu tempat. Sistem juga mendukung pengelolaan akses berdasarkan peran, Portal Klien, audit trail, serta pengelolaan operasional dan keuangan kantor secara terintegrasi.

✓ Mengintegrasikan pengelolaan pekerjaan Notaris mulai dari klien, Work Order, dokumen, checklist, draft, akta, hingga arsip dalam satu sistem
✓ Menggunakan konsep “1 pekerjaan = 1 map digital” untuk menghubungkan seluruh informasi dan aktivitas dalam satu pekerjaan
✓ Mendukung pengumpulan, verifikasi, dan pemantauan kelengkapan dokumen serta checklist persyaratan pekerjaan
✓ Mendukung penyusunan, revisi, review, dan persetujuan draft hingga proses akta sesuai workflow kantor Notaris
✓ Menyediakan Portal Klien, pengelolaan jadwal, penagihan, pembayaran, dan arsip untuk mendukung proses kerja yang lebih terintegrasi
✓ Mendukung hak akses berdasarkan peran, audit trail, keamanan data, serta pengelolaan multi-office sesuai kebutuhan organisasi

Mengapa NigmaNotary?

Pekerjaan kantor Notaris berjalan berurutan dan saling bergantung, tetapi pengelolaannya sering tersebar di Excel, WhatsApp, dan folder komputer. Akibatnya, status pekerjaan sulit dipantau, dokumen yang kurang terlambat diketahui, revisi draft membingungkan, penagihan dapat terlewat, dan riwayat perubahan tidak selalu terdokumentasi dengan jelas.

NigmaNotary hadir untuk mengubah proses tersebut menjadi workflow pekerjaan yang lebih terstruktur, terpusat, dan mudah ditelusuri sehingga setiap pekerjaan, dokumen, draft, jadwal, penagihan, dan arsip dapat dikelola dalam satu sistem.

Kondisi Eksisting

Data klien dan dokumen sudah tersedia
Proses kerja mengikuti tahapan pekerjaan Notaris
Draft akta dibuat dan mengalami proses revisi
Penagihan dan pengarsipan tetap dilakukan sebagai bagian dari proses pekerjaan
Komunikasi dengan klien terus berjalan selama proses pekerjaan

GAP

Status pekerjaan tidak terlihat secara menyeluruh dari satu tempat
Kelengkapan dokumen baru diketahui ketika pekerjaan sudah memasuki tahap tertentu
Versi draft dan riwayat revisi dapat membingungkan
Progres pekerjaan masih sering ditanyakan melalui telepon atau komunikasi manual
Riwayat perubahan pekerjaan dan dokumen belum terdokumentasi dengan baik
Proses penagihan berisiko terlewat karena belum terhubung secara menyeluruh dengan workflow pekerjaan

Dampak Bisnis

Waktu kerja banyak digunakan untuk mencari informasi, dokumen, dan status pekerjaan
Proses penyelesaian pekerjaan menjadi lebih lama
Risiko kesalahan dalam pengelolaan dokumen dan draft meningkat
Transparansi progres pekerjaan kepada klien menjadi kurang optimal
Kontrol operasional dan penelusuran riwayat pekerjaan menjadi lebih sulit
Proses audit dan akuntabilitas pekerjaan menjadi lebih sulit dilakukan

Solusi Nigmagrid

Setiap tantangan operasional kantor Notaris dijawab melalui satu sistem terpadu yang menghubungkan pekerjaan, dokumen, checklist, akta, agenda, keuangan, hingga arsip. Setiap pekerjaan memiliki satu “map” digital sehingga seluruh informasi terkait tersimpan dalam satu tempat dan mengikuti alur kerja yang jelas.

📋

Work Order & Workflow Terstruktur

Setiap pekerjaan dicatat sebagai Work Order dengan nomor pekerjaan dan penanggung jawab, kemudian mengikuti alur kerja hingga selesai dan diarsipkan.

✅

Checklist & Verifikasi Dokumen

Checklist persyaratan terbentuk sesuai jenis pekerjaan sehingga kelengkapan dokumen dapat dipantau sejak awal dan diverifikasi sebelum proses dilanjutkan.

📄

Manajemen Draft & Persetujuan Akta

Draft akta disimpan secara berversi dan dapat ditinjau oleh Notaris untuk disetujui, diminta revisi, atau ditolak. Proses review dan keputusan tercatat dalam alur pekerjaan.

👥

Portal Klien

Klien dapat memantau progres pekerjaannya sendiri, mengunggah dokumen yang masih kurang, serta melihat tagihan dan jadwal tanpa harus terus-menerus menghubungi kantor.

💰

Keuangan Terintegrasi

Penawaran, invoice, pembayaran, kwitansi, dan laporan keuangan dikelola sebagai bagian dari sistem sehingga tagihan tetap terhubung dengan pekerjaan yang bersangkutan.

🔐

Audit Trail & Keamanan

Setiap aktivitas tercatat berdasarkan siapa yang melakukan, apa yang dilakukan, kapan dilakukan, serta perubahan yang terjadi. Hak akses disesuaikan dengan peran pengguna dan riwayat aktivitas tidak dapat dihapus oleh pengguna biasa.

🏢

Multi-Tenant untuk Banyak Kantor

Satu platform dapat digunakan oleh banyak kantor Notaris dengan data setiap kantor tetap terpisah. Setiap kantor memiliki ruang data dan pengaturan sendiri sehingga data kantor lain tidak dapat diakses.

Manfaat

Dampak nyata yang dirasakan kantor Notaris setelah seluruh pekerjaan dikelola dalam satu sistem yang terstruktur, terpusat, dan saling terhubung.

⚡

Efisiensi Waktu

Mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari informasi, menanyakan status pekerjaan, dan berpindah antara berbagai tempat penyimpanan data.

🗂️

Pekerjaan Lebih Teratur

Setiap pekerjaan memiliki satu “map” digital yang menyatukan klien, dokumen, checklist, draft, akta, jadwal, hingga tagihan dalam satu konteks pekerjaan.

📋

Kontrol Pekerjaan Lebih Jelas

Status pekerjaan, dokumen yang kurang, penanggung jawab, dan tahapan yang sedang berjalan dapat diketahui dengan lebih jelas melalui workflow pekerjaan yang terstruktur.

👥

Klien Lebih Mandiri

Klien dapat memantau progres pekerjaan, mengetahui dokumen yang masih kurang, serta melihat tagihan dan jadwal tanpa harus terus-menerus menghubungi kantor.

🔐

Transparansi & Akuntabilitas

Setiap aktivitas tercatat sehingga dapat diketahui siapa yang melakukan apa dan kapan. Riwayat perubahan juga tetap tersedia untuk ditelusuri.

✅

Pekerjaan Tidak Mudah Terlewat

Tagihan terhubung dengan pekerjaan dan seluruh berkas tersimpan lengkap beserta riwayatnya sehingga pekerjaan lebih mudah dikendalikan sampai selesai dan diarsipkan.

Fitur Utama

Sistem manajemen kantor Notaris terpadu untuk mengelola pekerjaan, dokumen, akta, agenda, keuangan, hingga arsip dalam satu sistem dengan alur kerja yang terstruktur.

👥 Manajemen Klien & Work Order

Mencatat data klien, membuat Work Order, memilih jenis pekerjaan, serta menghasilkan nomor pekerjaan secara otomatis sebagai dasar pengelolaan setiap pekerjaan Notaris.

📋 Checklist & Dokumen

Checklist persyaratan terbentuk sesuai jenis pekerjaan, dilanjutkan dengan proses pengumpulan dan verifikasi dokumen untuk memastikan persyaratan pekerjaan dapat dipantau sejak awal.

📄 Manajemen Draft & Akta

Mendukung penyusunan draft akta dengan penyimpanan versi, review oleh Notaris, serta proses persetujuan, permintaan revisi, atau penolakan sesuai alur pekerjaan.

📅 Agenda & Penandatanganan

Mengelola tahapan agenda dan proses penandatanganan setelah draft memperoleh keputusan dari Notaris sehingga proses dapat dilanjutkan sesuai workflow pekerjaan.

💰 Keuangan & Penagihan

Mengelola penawaran, invoice, pembayaran, kwitansi, dan laporan keuangan yang terhubung dengan pekerjaan sehingga proses penagihan tetap berada dalam konteks pekerjaan terkait.

🌐 Portal Klien

Klien dapat melihat progres pekerjaan, mengetahui dokumen yang masih kurang, serta melihat tagihan dan jadwal secara mandiri melalui portal.

📊 Dashboard Sesuai Peran

Pimpinan, Notaris, Staf, Keuangan, dan Klien dapat melihat informasi sesuai tanggung jawab dan hak akses masing-masing.

🔐 Audit Trail

Mencatat aktivitas pengguna, perubahan data, serta waktu aktivitas sehingga setiap proses dapat ditelusuri dan riwayat perubahan tetap tersedia.

🏢 Multi-Office

Satu platform dapat digunakan oleh beberapa kantor Notaris dengan data masing-masing kantor tetap terpisah dan terlindungi sesuai ruang data serta pengaturan masing-masing kantor.

🗄️ Arsip Digital

Seluruh berkas pekerjaan tersimpan secara digital dan dapat dicari kembali dengan lebih mudah setelah proses pekerjaan selesai dan masuk ke tahap arsip.

Workflow / Business Process

Alur end-to-end NigmaNotary dari pencatatan klien dan pekerjaan, pengumpulan serta verifikasi dokumen, penyusunan dan review draft akta, penandatanganan dan penagihan, hingga penyelesaian pekerjaan, arsip digital, dan penelusuran riwayat pekerjaan.

Geser untuk lihat tahapan lainnya

Layer 01 · Client & Work Order

Pencatatan Pekerjaan

Proses dimulai ketika klien terdaftar dan pekerjaan dicatat ke dalam sistem. Work Order dibuat, jenis pekerjaan dipilih, kemudian nomor pekerjaan dan penanggung jawab ditetapkan.

👤 Client Registration 📋 Work Order 📑 Jenis Pekerjaan 👨‍💼 Penanggung Jawab

Layer 02 · Document Management

Pengumpulan & Verifikasi Dokumen

Setelah pekerjaan dibuat, sistem membentuk checklist persyaratan sesuai jenis pekerjaan. Dokumen kemudian dikumpulkan dan diperiksa oleh staf untuk memastikan kelengkapan dan keabsahannya.

✅ Checklist Dokumen 📁 Pengumpulan Dokumen 🔍 Verifikasi Dokumen 📋 Kelengkapan Dokumen

Layer 03 · Draft & Notary Review

Penyusunan & Persetujuan Akta

Dokumen yang telah diverifikasi menjadi dasar penyusunan draft akta. Draft disimpan dalam versi, kemudian ditinjau oleh Notaris untuk menentukan apakah disetujui, meminta revisi, atau ditolak.

📝 Penyusunan Draft 🔄 Versioning Draft ⚖️ Review Notaris ✅ Persetujuan ✏️ Revisi ❌ Penolakan

Layer 04 · Signing & Finance

Penandatanganan & Penagihan

Setelah proses draft dan persetujuan selesai, pekerjaan dilanjutkan ke penandatanganan akta. Selanjutnya invoice diterbitkan, pembayaran dicatat hingga pekerjaan selesai secara administratif.

✍️ Penandatanganan 🧾 Invoice 💳 Pembayaran ✅ Pelunasan

Layer 05 · Archive & Tracking

Penyelesaian & Arsip

Setelah seluruh proses selesai, semua berkas pekerjaan disimpan secara digital dan mudah dicari. Seluruh proses memiliki riwayat yang dapat ditelusuri untuk mendukung kontrol dan akuntabilitas pekerjaan.

✅ Penyelesaian Pekerjaan 🗄️ Arsip Digital 📜 Riwayat Pekerjaan 🔍 Audit Trail

Screenshot & Desain Sistem

Gambaran NigmaNotary melalui berbagai tampilan dan desain sistem yang mendukung pengelolaan pekerjaan kantor Notaris, mulai dari manajemen klien dan Work Order, checklist serta dokumen, draft dan akta, agenda penandatanganan, keuangan dan penagihan, Portal Klien, hingga arsip dan monitoring pekerjaan.

Geser untuk lihat lainnya, klik untuk perbesar

🔍

🔍

🔍

🔍

🔍

🔍

🔍

🔍

🔍

🔍

FAQ

Beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar NigmaNotary, mulai dari pengelolaan klien dan pekerjaan, dokumen dan draft akta, Portal Klien, keuangan, hak akses, keamanan, audit trail, hingga pengelolaan banyak kantor Notaris.

📋 Apa itu NigmaNotary?

NigmaNotary adalah sistem yang membantu kantor Notaris mengelola pekerjaan secara terstruktur, mulai dari klien, dokumen, checklist, draft, akta, jadwal, tagihan, hingga arsip dalam satu “map” digital.

🗂️ Apa yang dimaksud dengan “map” digital?

Setiap pekerjaan dibuatkan satu “map” digital yang menggabungkan seluruh informasi terkait pekerjaan tersebut, seperti klien, dokumen, checklist, draft, akta, jadwal, hingga tagihan.

🔄 Bagaimana alur pekerjaan di NigmaNotary?

Pekerjaan mengikuti 12 tahap, yaitu Klien Terdaftar, Work Order Dibuat, Jenis Pekerjaan, Checklist Terbentuk, Pengumpulan Dokumen, Verifikasi Dokumen, Penyusunan Draft, Review Notaris, Persetujuan Notaris, Penandatanganan, Penagihan & Pelunasan, kemudian Arsip.

✅ Apakah checklist dokumen dibuat secara manual?

Checklist syarat muncul sesuai dengan jenis pekerjaan yang dipilih sehingga kelengkapan dokumen dapat dipantau sejak awal.

📄 Bagaimana jika dokumen belum lengkap?

Dokumen yang kurang dapat terlihat dalam proses pengumpulan dokumen. Jika terdapat kekurangan, pekerjaan tidak harus langsung dilanjutkan ke tahap berikutnya dan dapat kembali ke tahap sebelumnya.

📝 Bagaimana draft akta dikelola?

Draft akta disusun dan disimpan secara berversi. Notaris kemudian dapat melakukan review dan memberikan keputusan berupa setuju, meminta revisi, atau menolak.

👥 Apakah klien dapat memantau pekerjaan mereka?

Ya. Klien dapat melihat progres pekerjaan, dokumen yang masih kurang, tagihan, dan jadwal. Dengan demikian, klien tidak perlu terus-menerus menelepon kantor untuk menanyakan progres.

👨‍💼 Siapa saja yang menggunakan sistem?

Satu aplikasi digunakan oleh Pimpinan, Notaris, Staf, Keuangan, dan Klien. Masing-masing melihat informasi sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.

🔐 Apakah setiap pengguna dapat melihat seluruh data?

Tidak. Pembagian akses diatur berdasarkan peran pengguna. Klien hanya dapat melihat pekerjaannya sendiri dan tidak dapat melihat data internal kantor maupun data klien lain.

🏢 Apakah NigmaNotary dapat digunakan oleh lebih dari satu kantor Notaris?

Ya. Satu platform dapat digunakan oleh banyak kantor Notaris. Setiap kantor memiliki data klien, pekerjaan, dokumen, akta, keuangan, dan pengaturan cara kerja masing-masing. Data antar kantor tetap terpisah.

🛡️ Bagaimana keamanan dokumen dan data dijaga?

Setiap kali dokumen dibuka, sistem memeriksa siapa yang membuka dan apakah pengguna tersebut memiliki hak akses. Hak akses diatur berdasarkan peran, sementara aktivitas pengguna dicatat dalam riwayat.

🔎 Apakah setiap perubahan data dapat ditelusuri?

Ya. Sistem mencatat siapa yang melakukan aktivitas, apa yang dilakukan, kapan dilakukan, serta perubahan nilai data. Riwayat tersebut tidak dapat dihapus oleh pengguna biasa.

⚖️ Apakah NigmaNotary mengambil keputusan hukum?

Tidak. NigmaNotary merupakan alat bantu administrasi. Seluruh keputusan hukum tetap sepenuhnya berada pada Notaris.

Siap Membuat Pekerjaan Kantor Notaris Lebih Teratur?

Lihat bagaimana NigmaNotary membantu mengelola pekerjaan, dokumen, checklist, draft, akta, jadwal, tagihan, hingga arsip dalam satu sistem yang terstruktur dan mudah ditelusuri.

Hubungi Kami